Les acteurs des projets Culture et santé : organisation, rôles et compétences
Un projet culturel au sein d’un établissement de santé nécessite la mise en place d’une organisation spécifique dédiée à leur montage et leur suivi.
La mise en place d’un projet culturel
Dans sa définition même, le projet implique un travail collaboratif.
Dans un cadre Culture & Santé, il s’agit de la collaboration entre deux équipes issues de deux entités différentes : le personnel de l’établissement de santé et la structure artistique.
Si chaque projet est unique, on retrouve toujours les mêmes fonctions, indispensables pour sa réalisation. Immanquablement, une équipe projet, ou comité de pilotage, comprend un chef de projet et des référents opérationnels et techniques, à quoi peuvent éventuellement s’ajouter un sponsor et un comité culturel.
Étudions en détails l’organisation de l’équipe projet, les rôles et compétences de ses acteurs.
L’organisation d’une équipe projet Culture & Santé
Le Comité culturel a exprimé le besoin de mettre en place un projet Culture & Santé, le ou les services participants ont été déterminés, les artistes choisis.
Le projet est un besoin ponctuel, limité dans le temps de manière contractuelle avec une date de début et une date de fin. Ce caractère circonscrit dans le temps est défini selon les objectifs, le budget, les ressources …
L’aboutissement du projet, ou livrable, est la solution proposée à la demande du Comité. Selon l’ampleur que ce dernier a souhaité donner au projet, plusieurs ressources au sein de l’établissement vont être sollicitées. Afin de coordonner ces ressources un comité dédié uniquement au projet va être constitué : le Comité de pilotage.
Le Comité de pilotage d’un projet Culture & Santé
Il s’agit d’un groupe composé des référents de chaque structure (dont les fonctions et rôles sont détaillés ci-dessous), chargés de veiller au bon fonctionnement du projet.
Le comité de pilotage a un rôle fondamental dans le démarrage du projet, ainsi qu’à sa clôture. Il valide également chaque point stratégique de l’avancement du projet. Il s’assure de l’adéquation des opérations avec les objectifs fixés au départ.
Ce comité surveille le bon déroulement du projet, il communique dessus, sur le travail préparatoire ainsi que la remontée d’information. Il fixe les dates clés de l’avancement du projet et identifie les besoins financiers. À ce titre, il peut remonter des demandes, telles que des moyens supplémentaires.
On fait appel au comité de pilotage pour :
- désigner le chef de projet,
- chiffrer les moyens,
- établir un calendrier des grandes étapes avec leurs échéances,
- valider ces étapes et donner le feu vert pour passer à la suivante,
- s’assurer que l’équipe respecte les objectifs,
- arbitrer sur les points qui l’exigent.
Pour développer son plein potentiel, le comité de pilotage doit bénéficier d’un réel pouvoir de décision quant aux ressources déployées, aux délais fixés, aux choix arrêtés pour les plans d’action.
Le chef de projet
Le chef de projet est responsable de l’équipe projet en charge de la préparation, de la réalisation et de la finalisation du projet. Au cours de ses missions, il doit faire appel aux compétences susceptibles d’assurer sa réussite. Il doit animer le groupe, harmoniser les synergies entre les acteurs des deux parties. Dans ses fonctions, le chef de projet n’est pas seul, il est le chef d’orchestre du projet.
Le responsable fonctionnel : le référent de l’établissement
Le référent de l’établissement de santé, souvent membre actif du Comité culturel, mène les opérations globales dans l’établissement lors de l’étude préalable du projet culturel.
Il peut à titre professionnel faire partie des fonctions supports de l’établissement, ce qui lui donne une vision d’ensemble et une capacité à fédérer au-delà des services.
Le responsable opérationnel : le cadre de service
Les établissements de santé sont un milieu avec une forte hiérarchie. Aussi, l’organisation d’un projet culturel en son sein doit impliquer des maillons essentiels de la chaîne hiérarchique afin de s’assurer de la participation des équipes.
Les patients ou résidents participants doivent être assistés par du personnel informé et préparé à la tenue des ateliers, sorties …. l’implication d’un cadre de santé est stratégiquement impératif.
Le responsable technique : le référent de la structure artistique
Ce référent de la structure artistique a pour rôle de gérer la production ainsi que les aspects techniques et artistiques du projet. Il donne son expertise sur la meilleure manière de mener à bien le projet en définissant chaque étape. Il analyse les besoins, organise et met en œuvre le parcours artistique. Il est le garant de sa qualité.
Le sponsor
Comme l’indique son titre, le sponsor est le financier du projet. Selon les projets, il est possible de trouver un ou plusieurs sponsors, privés ou publics.
L’établissement de santé, premier sponsor, désigne au sein de son organisation un référent, souvent le responsable financier, voire le directeur. Les sponsors publics (ARS, DRAC, collectivités locales) ont un référent désigné pour les représenter.
Toute information sur l’avancement du projet doit être communiquée au(x) référent(s) du projet. Il donne son avis et son accord sur la poursuite des opérations en fonction des ressources disponibles ou des conditions extérieures. Il est un guide essentiel pour vérifier que le projet est bien en phase avec les attendus du projet accepté. Mobilisé dès le départ il est régulièrement sollicité pour maintenir le lien et s’assurer de la parfaite concordance entre les attentes et les réalisations.
Comment Arty Santé peut vous accompagner ?
Arty Santé vous assiste pour la mise en place en place, l’attribution des rôles et fonctions de chacun. Nous pouvons également externaliser la fonction de chef de projet et vous permettre de prendre sereinement part aux volets fonctionnels et opérationnels de votre projet Culture & Santé.
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